Без наказу та звіту на відрядження доведеться сплатити ПДФО 18% та військовий збір 5%
Відповідає на питання: Які документи потрібні для відрядження, щоб не платити податки?
Щоб виплати не вважалися надмірними коштами, потрібен наказ з метою та авансом, а також звіт про використання коштів. Граничний строк подання звіту — до завершення місяця, наступного за місяцем закінчення відрядження, якщо локальні акти не встановлюють коротший термін.
Зверніть увагу: Оподаткування настає лише за відсутності документів, що доводять господарську спрямованість витрат або підтверджують їхню реальність.
Що змінилося відтоді
- — Подати до: додано — Граничний строк подання звіту — до завершення місяця, наступного за місяцем закінчення відрядження, якщо локальними актами не встановлено інший, коротший строк.; Умови: Відсутність належним чином оформлених документів, що доводять господарську спрямованість витрат або підтверджують реальність понесених витрат, є умовою для оподаткування виплачених сум ПДФО та військовим збором. → Витрати на відрядження підлягають оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором (5%) лише за умови відсутності належним чином оформлених документів, які доводять їхню господарську спрямованість або підтверджують реальність.; Документи: Запрошення, договори, контракти або документи про участь у заходах.; Звіт за формою №841 або авансовий звіт у довільній формі. → Технічне завдання, яке додається за потреби, наприклад, для закордонних поїздок.; Запрошення приймаючої сторони, укладені договори/контракти, документи про участь у переговорах, конференціях чи інших заходах за тематикою діяльності
Умови: Витрати на відрядження підлягають оподаткуванню ПДФО (18%) та військовим збором (5%) лише за умови відсутності належним чином оформлених документів, які доводять їхню господарську спрямованість або підтверджують реальність.
Скільки
- Ставки оподаткування: ПДФО 18%, військовий збір 5%.
- Витрати роботодавця на оподаткування: ПДФО 18%, військовий збір 5%.
Що зробити
- Сформуйте наказ про відрядження з метою, пунктом призначення та сумою авансу
- Отримайте запрошення або договір, що підтверджує зв'язок з господарською діяльністю
- Подати звіт про використання коштів до завершення наступного місяця
Що підготувати
- Колективний договір або Положення про відрядження з параметрами виплат та строків.
- Видатковий касовий ордер або платіжна інструкція на картку.
- Технічне завдання, яке додається за потреби, наприклад, для закордонних поїздок.
- Запрошення приймаючої сторони, укладені договори/контракти, документи про участь у переговорах, конференціях чи інших заходах за тематикою діяльності роботодавця, що є обов'язковою вимогою відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ.
- Звіт про використання коштів/електронних грошей за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 №841 (за наявності підстав, визначених у пп. 170.9.4 ПКУ), або авансовий звіт у довільній формі.
Важливо знати: Виплачені суми підлягають оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 5%.
Звірено з першоджерелом 15.10.2026: Пакет документів для підтвердження здійсненого відрядження для податкових органів у 2026… — 7eminar.ua (сервіс «Особистий Консультант») (7eminar.ua), опубліковано . На сторінці лише те, що там справді написано.
Що дослівно написано в першоджерелі (8)
«За відсутності належним чином оформлених документів, що доводять господарську спрямованість витрат або підтверджують реальність понесених витрат, виплачені суми вважаються надміру витраченими коштами та підлягають оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% і військовим збором за ставкою 5%.»
«Локальні документи підприємства: колективний договір або окреме Положення про відрядження, де зафіксовано розмір добових, порядок їх виплати, умови компенсації витрат на проїзд та проживання, а також граничні строки звітування.»
«Розпорядчий документ (наказ про відрядження): містить основні реквізити (мета поїздки, пункт призначення, строки, сума авансу).»
«Документи на видачу авансу: видатковий касовий ордер (у разі видачі готівки) або платіжна інструкція на перерахування коштів на особисту або корпоративну платіжну картку.»
«Дотримання строків звітування: відповідно до пп. 170.9.3 ПКУ, граничний строк подання звіту встановлено до завершення місяця, наступного за місяцем закінчення відрядження (якщо інший, коротший строк не визначено локальними актами підприємства).»
«За потреби (наприклад, для закордонних поїздок) додається технічне завдання.»
«Документи, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю: запрошення приймаючої сторони, укладені договори/контракти, документи про участь у переговорах, конференціях чи інших заходах за тематикою діяльності роботодавця, що є обов'язковою вимогою відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).»
«Звітність про використання коштів: Звіт про використання коштів/електронних грошей за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 №841 (за наявності підстав, визначених у пп. 170.9.4 ПКУ), або авансовий звіт у довільній формі.»